反精益创业——顶层设计与业务推演: 思维导图、拓扑图与甘特图

你想要知道科学方法的实质,不要去听一个科学家对你说些什么,而要仔细看他在做什么。
—— 爱因斯坦

放射性思考是人类大脑的自然思考方式,每一种进入大脑的资料,不论是感觉、记忆或是想法,都可以成为一个思考中心,并由此中心向外发散出成千上万的关节点,每一个关节点代表与中心主题的一个连结,而每一个连结又可以成为另一个中心主题,再向外发散出成千上万的关节点,呈现出放射性立体结构,而这些关节的连结可以视为记忆,也就是每个人的超级数据库。

思维导图(MindMap)又叫心智图,是表达发散性思维的有效的图形思维工具,它有利于人脑的扩散思维的展开。思维导图运用图文并重的技巧,把各级主题的关系用相互隶属与相关的层级图表现出来,把主题关键词与图像、颜色等建立记忆链接。

因为当我们开始着手写作的时候,就和一个公司初创一样,各种念头纷繁芜杂,而且各种想法之间还有关联,如何分类,如何进行分解和概括,通常需要进行书面的整理,这样才能更有条理,至少还能更早的发现错误,同时还能将更多的可能性列上去,不会遗漏,不会重复,还能有很多灵光乍现!如果多人一起讨论,那就是头脑风暴!

思维导图

思维导图的绘制需要一定的拓扑思维,因为思维导图的绘制并不是凌乱随意的,它是拓扑树形结构的一个复杂的变形,主体结构是树形结构,但是不同思维之间还会有一些其他的关联性。
思维导图可手工绘制,也可用电脑软件绘制,因此,第一个推荐给大家的绘制方法是几支彩笔和一张大纸。

如果用软件,Dr.2在这里给大家介绍Mind Manager。这个软件没有像Visio那样的全面和酷炫的功能,但是小巧并使用方便,非常适合帮助大家进行思维导图的绘制,尤其初创公司的业务很少是特别复杂的。思维导图中最重要的三个部分如上图所示分别是,核心主题、主要标题和从属标题三部分:

  • 核心主题(Central Topic)。在纸张的中央写出/画出一个核心主题,在软件中采用新建空白页的时候,系统会在工作区的中央自动生成一个central topic文本框,且不能删除。核心主题的描述要言简意赅、简单明了,这有助于思维的发散,因为思维导图的整个后续工作就是基于这个核心主题来展开的。
  • 主要标题Main Topic。它是支撑核心主题的相关标题或依据,主要标题的数目不限。围绕核心主题的主要标题思维是放射状的,从核心主题向外使用直线,曲线,弧线,折弯等线性按照树形或组织结构等的增长方式连接思维节点,将思维逐步向外发散。
  • 从属标题Subtopic。从属标题是主要标题的下一级(从属的下级还是从属)。在确定从属标题的时候尽量不要把完整的句子写在分支上,尽量使用关键词,因为单个词汇是自由的,其想象空间是无限的,会让人有新创意的产生。而短语和句子容易让人形成固定模式,往往会限制思维的扩张。

除此之外还有两个Tips需要注意:

  • 表意要形象。这是为什么我们在手画思维导图时需要彩色笔的原因。核心主题,主要标题,从属标题等的描述应采用多种不同类型的表达方式。可以使用不同颜色的线条、图案、符号、数字、字符大小等手段来表示次序、概念、类型、范围等内容。
  • 善用便签。在使用软件绘制的时候,在思维导图的末端节点往往需要使用一些文字、附注或超链接对思维进行详细的说明,在手画思维导图的时候,我们可以使用真正的“便签”来进行内容的说明。

思维导图是目前最流行的企业管理工具,其在顶层设计中的主要作用是帮助我们从“感性思考”到“系统化思考”。人的直觉很重要,但是企业管理尤其是做大盘的时候,不可能跟着你的感觉走,否则失之毫厘往往就谬以千里。直感可以帮助我们做出大致的判断,但是却容易出现漏洞,在跟着感觉走的时候,我们思考的东西都围绕在一个特定的点上,而没有深入分析导致整体的原因是什么。

简言之,思维导图就是列出企业发展的所有方向,包括业务推演中包含的市场发展,用户需求、产品发展路线、竞争对手分析、长期目标和短期目标、营销计划、组织管理等,帮助我们理顺思路,方便考察。

因此,业务推演和思维导图的绘制,就是相当于给拥有骨架的房子进行墙体的搭建,完成后,房子(顶层设计)从外观上看就已经完整了。但是具体还有一些实施工具和时间管理问题我们下面接着介绍。

推荐书籍:东尼·博赞(Tony Buzan)《思维导图丛书》

拓扑图

拓扑学(TOPOLOGY)是一种研究与大小、距离无关的几何图形特性的方法,起初它是几何学的一支,研究几何图形在连续变形下保持不变的性质。而由此衍伸出来的拓扑图就是借图形显示量化信息。拓扑图一般用于计算机网络示意,也就是不考虑计算机实际的位置,只表示网络中每台计算机以及网络设备之间的相互关系。常见的拓扑结构有星型结构,总线结构,环型结构,树型结构等。

在企业顶层设计中使用思维导图的目的,是解决文字的线性排列,理顺我们整体的企业发展思路,但是这只是框架,并不够细化,只是画出了多种可能性而已,实际上我们不可能选择所有的可能性,那么就需要画拓扑图来进行实际的“匹配与调试”,所以拓扑图并不仅仅可用于电脑网络的管理,还可用于企业的“钱人财物”等资源的配置,并且能够进行择优或者淘汰某一些配置方案,以减少一些思维导图中不具备可操作性,太过天马行空的方案。

绘制首选软件是微软的office软件——microsoft office visio。拓扑图的绘制非常方便,打开visio,根据需要来选择图形。比如说画云:在网络位置的工具栏选择云长按鼠标左键然后拖到右侧的编辑网格中,随后逐级将所需要的图形拖曳到画布上即可。设想好自己想要的拓扑结构,然后使用工具栏里面的连接线将各个网络图形连接起来。

我们可以通过绘制拓扑图,来进行企业项目的管理,其中包括人力资源的配置,企业设备的配置,网络的配置,办公场所的安排等。使用拓扑图来帮助企业管理项目是为了合理的配置资源,它注重的是企业架构中各资源,各项目,各产品,各个人之间相互的连接关系,其中有可能是总线型,也可能是星型,环型或树型等,且关系并不单一,可以多种结构并存。拓扑图帮助我们在业务推演中非常关键的一步——分配工作中,更明确地进行工作分解和资源配置。

在进行企业的前瞻性预判,并对企业以终为始进行分析后,我们获得了企业的顶层设计的MVP,进行了企业整体业务的规划和业务思维导图的绘制,由此开始,拓扑图就是开始对房子内每个房间进行内部装修设计了,并且对一些好的想法进行优化和实际配置,另外一些没有可操作性的进行淘汰。

甘特图

我们用思维导图和拓扑图做了企业关键业务的路线图和资源配置等等,BUT,好像缺了点什么呢?

对了,就是时间因素,即使计划得再完美,可是我们能够在同一时间段内做所有的事情吗?你必须进行项目的时间排序,还有一些项目的进展必须依赖于另外一个项目的结果,这也非常普遍,还有一些项目要根据业务进展的实际情况和当时的环境进行决策。

亨利·劳伦斯·甘特是科学管理运动的先驱者之一。甘特发明了甘特图——生产计划进度图,管理学界有人认为,甘特用图表帮助管理进行计划与控制的作法是当时管理技术上的一次革命。
甘特图的内在思想是以图示的方式通过活动列表和时间刻度,形象地表示出任何特定项目的活动顺序与持续时间。甘特图绘制简单,给人清晰明了之感,在企业管理工作中被广泛应用。甘特图按反映的内容不同,可分为计划图表、负荷图表、机器闲置图表、人员闲置图表和进度表等五种形式。按照需求不同,这五类图标分别会用于不同的地方。

下图是甘特图的简单图示,它基本是一条线条图,横轴表示时间,纵轴表示活动(项目),线条表示在整个期间上计划和实际的活动完成情况。下面这个示意甘特图表述的意思是,有ABCDE五个项目在1-7月之间的实施计划,完成的起始时间等信息。

甘特图的三个特点:

  1. 以图形或表格的形式显示活动;
  2. 一种通用的显示进度的方法;
  3. 构造时应包括实际日历天和持续时间,也就是工作日,即周末和节假日不算在内。

绘制甘特图的软件我们一般会使用microsoft office project,其次是Gantt Project ,一款JAVA开源的项目管理软件。而最最简单的甘特图绘制软件就是每个电脑里面都会安装的office excel。甘特图的绘制步骤:

  1. 首先,我们先列出一个表格,表示了在不同时间段内需要完成的事情;
  2. 明确项目牵涉到的各项活动、项目。内容包括项目名称(包括顺序)、开始时间、工期,任务类型(依赖/决定性)和依赖于哪一项任务;
  3. 创建甘特图草图。将所有的项目按照开始时间、工期标注到甘特图上;
  4. 确定项目活动依赖关系及时序进度。使用草图,按照项目的类型将项目联系起来,并安排项目进度。


在企业发展中,不是说要等到项目完成后才去想我下一个项目要做什么,而是要先做好项目整体规划,有技术协同和业务协同的项目可以同步推进。

在计划的各个项目中,时间是可以相互重叠的,也就是说在同一时间段内是可以同时进行两个项目的。甘特图能够帮助我们在进行企业顶层设计的时候,合理安排各个项目的时间,查询各个项目目前的进度,进行项目排序和项目计划,将定性的项目计划改变成为定时定量的项目规划,实现顶层设计的数据化管理分析。

拓扑图和甘特图两者相辅相成,互相组合,就能够将项目分解,然后有组织有计划的开展工作。并且如果完不成任务或者项目不可行的时候,可以尽早及时发现,不会等到撞得头破血流还在迷茫中胡思乱想。

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